1) A Cópia de Segurança deve ser um procedimento diário, principalmente nos dias em que você fez inserções, alterações ou exclusões nos seus bancos de dados e/ou arquivos, pois os micros podem ter problemas com vírus, panes elétricas, falhas de hardwares e/ou softwares, furtos, incêndios, inundações, tempestades, etc se não tiver cópia, terá que cadastrar tudo de novo.
2) O importante é fazer regularmente várias cópias de segurança, pois em muitos casos, os dados das empresas (folha, contabilidade, finanças, cartas, contratos, etc) são mais valiosos que os seus equipamentos de informática, um seguro poderá cobrir os custos dos equipamentos e não cobrir os custos de retrabalho com cadastramentos, cálculos, conferências, relatórios, etc.
3) Crie uma política de Cópias de Segurança para determinados períodos (semanais, quinzenais, mensais e/ou anuais), faça cópias em mídias específicas para cada período além das suas cópias diárias, isto aumenta bastante a probabilidade para restauração de maior quantidade de dados com o mínimo de retrabalho.
1) Outro fator muito importante é a guarda das mídias com as Cópias de Segurança em lugar seguro pelos motivos acima, sugerimos: cofres anti-chamas, locais fora da empresa, tais como: na casa de pessoas de confiança (sócios, diretores, gerentes...), matriz, filiais, outros escritórios, o que você achar conveniente e seguro.
1) Alertamos que a cópia em disquetes é muito propensa a falhas de leitura, sugerimos também, cópias em mídias mais confiáveis, tais como: pendrives, DVDs-RW, CDs-RW, outros discos rígidos de micros em rede ou drives virtuais na internet.
2) Se você somente puder usar disquetes para a Cópia de Segurança, é normal precisar de vários disquetes para uma mesma cópia, rotule-os na ordem correta e na próxima cópia, use outro conjunto de disquetes para ter mais opções numa possível restauração dos dados.
3) Nunca use um único disquete ou um conjunto deles para apenas uma cópia, uma pendrive, um DVD ou CD, é a mesma coisa de guardar todos os ovos numa única cesta, se der problema nesta única opção você poderá restaurar apenas alguma parte dos dados ou quase nada deles. Use vários deles como alternativas, é melhor ter várias cópias para aumentar as chances de restaurar os seus dados.
4) É importante formatar os disquetes, novos e usados, antes de usá-los numa nova Cópia de Segurança para termos certeza de que estão em boas condições, ou seja 100% livres de erros. As vezes usamos os mesmos disquetes por um bom tempo e somente identificamos problemas quando tentamos restaurar os dados gravados neles, não é um bom momento para isto, portanto, use vários conjuntos de disquetes e faça cópias para outras mídias também. A guarda dos disquetes em locais secos e seguros também é muito importante.